Od 20.09.2016. godine, Loopia u Srbiji šalje isključivo digitalno potpisane elektronske račune svojim klijentima. Iz svakodnevne upotrebe izbacili smo račune u papirnoj (štampanoj) formi, a pošto još uvek nailazimo na predrasude i nedoumice kod domaćih klijenata, objavljujemo mišljenje Ministarstva finansija Republike Srbije po pitanju elektronskih računa.
(Mišljenje Ministarstva finansija, br. 011-00-615/2016-16 od 6.7.2016. godine)
“Zakonom o računovodstvu (“Sl. glasnik RS”, br. 62/2013 – dalje: Zakon), uređuju se obveznici primene ovog zakona, razvrstavanje pravnih lica, organizacija računovodstva i računovodstvene isprave, uslovi i način vođenja poslovnih knjiga, priznavanje i vrednovanje pozicija u finansijskim izveštajima, sastavljanje, dostavljanje i javno objavljivanje finansijskih izveštaja i godišnjeg izveštaja o poslovanju, Registar finansijskih izveštaja, Nacionalna komisija za računovodstvo, kao i nadzor nad sprovođenjem odredbi ovog zakona.
Odredbama člana 8. stav 1. Zakona, propisano je da se knjiženje poslovnih promena na računima imovine, obaveza i kapitalu, prihodima i rashodima vrši na osnovu verodostojnih računovodstvenih isprava. Računovodstvena isprava predstavlja pisani dokument ili elektronski zapis o nastaloj poslovnoj promeni, koja obuhvata sve podatke potrebne za knjiženje u poslovnim knjigama tako da se iz računovodstvene isprave nedvosmisleno može saznati osnov, vrsta i sadržaj poslovne promene.
Verodostojnom računovodstvenom ispravom, u smislu člana 9. stav 1. Zakona, smatra se računovodstvena isprava koja je potpuna, istinita, računski tačna i prikazuje poslovnu promenu. Računovodstvena isprava, sastavljena kao elektronski zapis, treba da sadrži potpis ili drugu identifikacionu oznaku odgovornog lica, odnosno lica ovlašćenog za izdavanje računovodstvene isprave, odnosno elektronski potpis u skladu sa zakonom.
Odredbama člana 24. stav 11. Zakona, propisano je da se računovodstvene isprave mogu čuvati na elektronskim medijima, kao originalna elektronska dokumenta ili digitalne kopije, ako je nadležnom organu omogućen pristup tako sačuvanim podacima i ako je obezbeđeno:
- da se podacima sadržanim u elektronskom dokumentu ili zapisu može pristupiti i da su pogodni za dalju obradu;
- da su podaci sačuvani u obliku u kome su napravljeni, poslati i primljeni;
- da se iz sačuvane elektronske poruke može utvrditi pošiljalac, primalac, vreme i mesto slanja i prijema;
- da se primenjuju tehnologije i postupci kojima se u dovoljnoj meri obezbeđuje zaštita od izmena ili brisanje podataka ili drugo pouzdano sredstvo kojim se garantuje nepromenljivost podataka ili poruka, kao i rezervna baza podataka na drugoj lokaciji.
Imajući u vidu navedeno, u nastavku su odgovori po redosledu pitanja iz vašeg zahteva:
1. Saglasno članu 9. Zakona, verodostojnom računovodstvenom ispravom smatra se računovodstvena isprava koja je potpuna, istinita, računski tačna i prikazuje poslovnu promenu. Ukoliko se radi o računovodstvenoj ispravi (račun, otpremnica i dr.) koja je izvorno nastala u elektronskom obliku, napominjemo da ista mora da sadrži elektronski potpis ili identifikacionu oznaku odgovornog lica, odnosno lica ovlašćenog za izdavanje te računovodstvene isprave.Pojam “identifikaciona oznaka” predstavlja svaku oznaku koja jednoznačno određuje, odnosno upućuje na odgovorno lice, odnosno lice koje je ovlašćeno za izdavanje računovodstvene isprave. Dakle, to može biti potpis, faksimil, ime i prezime, elektronski potpis i sl, kao i kombinacija pomenutih oznaka (npr. ime i prezime + potpis).
Kada račun izdaje domaće pravno ili fizičko lice, i ako kao identifikacionu oznaku želi da koristi svoj elektronski potpis, isti mora biti formiran u skladu sa Zakonom o elektronskom potpisu (“Sl. glasnik RS”, br. 135/2004), kao običan (nekvalifikovan) ili kvalifikovan.
Posebno ističemo da treba imati u vidu da svaka računovodstvena isprava koju u poslovne knjige unosi domaće pravno lice, mora da zadovolji osnovne zahteve iz Zakona, tj. mora da obuhvata sve podatke potrebne za knjiženje u poslovnim knjigama tako da se iz računovodstvene isprave nedvosmisleno može saznati osnov, vrsta i sadržaj poslovne promene. Ovo se odnosi i na računovodstvene isprave dostavljene putem servisa za elektronsku razmenu podataka (Electronic data Interchange – EDI), s obzirom da i one moraju sadržati pre svega podatke o izdavaocu računa, vremenu izdavanja, prijema, osnovu, vrsti i sadržaju poslovne promene.
Napominjemo da Zakon ne propisuje obavezu elektronskog potpisivanja računovodstvenih isprava koje se dostavljaju putem EDI sistema, već obavezu posrednika da razmenu podataka omogući samo između autorizovanih pravnih lica, u cilju obezbeđenja integriteta prenetih podataka.
2. Elektronskom dokumentu (računovodstvenoj ispravi) ne može se, prema našem mišljenju, osporavati punovažnost samo iz razloga što ima elektronski oblik, osim u posebnim slučajevima kada zakon izričito propisuje pisani oblik, tj. ručno potpisivanje dokumenata (npr. prenos vlasništva nad nekretninama i sl.).
Napominjemo da ovakav tip dokumenata, odnosno njihov sadržaj, svakako mogu biti predmet spora po drugim osnovama, u skladu sa zakonom (npr. da li je postojao osnov za izdavanje računa, da li je postojao ugovorni odnos, da li je predmetna roba/usluga isporučena/izvršena, da li je račun ispravan, da li je izdat od strane ovlašćenog lica i dr.).”
Mišljenje Ministarstva finansija Republike Srbije objavljeno je u Biltenu službenih objašnjenja i stručnih mišljenja za primenu finansijskih propisa, broj 7-8, za jul-avgust 2016. godine. Dokument u celosti možete preuzeti sa sajta Ministarstva finansija.
